Etiqueta do E-mail

A forma correta de enviar e-mails

Na sociedade em que vivemos tudo o que está ligado à rapidez, praticidade e comodidade é o que mais valoriza, pois o tempo se tornou escasso e as relações presenciais diminuíram. Para administrar melhor o tempo das pessoas, entram em cena os meios de comunicação entre os indivíduos, como por exemplo, telefone, fax, correio eletrônico, mensagens instantâneas, entre outros. Dessa forma, o serviço é otimizado, proporcionando tempo para as demais atividades.

O e-mail hoje é uma das formas de comunicação interpessoal mais utilizadas em nossa sociedade, foi criado para o envio de mensagens breves e simples. Por isso, antes de enviar uma mensagem pelo correio eletrônico você deve avaliar as situações a seguir: se o assunto for muito extenso, sério e/ou delicado deve-se preferir um diálogo presencial. O que deve e o que não deve ser apresentado em uma mensagem eletrônica (e-mail):

• Por mais breve e simples que deva ser o e-mail, é importante que tenha saudação e assinatura no início e no fim da mensagem.

• Quando a mensagem for mais longa, há a necessidade de que você faça uma “quebra” em várias partes, para que o texto tenha uma aparência melhor e menos confusa.
• Pode-se usar abreviaturas, mas sempre utilizando o bom-senso, em especial se a mensagem tiver como destinatário alguém com quem não tenha muita afinidade.
• Evite a utilização de emoticons, principalmente quando o e-mail estiver relacionado ao campo profissional.

• Sempre que preciso faça o uso do Attachements (arquivos anexados), deixando o e-mail mais compreensivo e menos extenso.

• Nunca envie e-mails com temas e imagens eróticas, engraçadinhas ou algo do gênero, no ambiente profissional, caso envie, comunique do que se trata no campo assunto, poupando que o destinatário abra mensagens com conteúdo impróprio em seu ambiente de trabalho ou até mesmo familiar, causando constrangimento ao mesmo.

• Evite repassar mensagens indiscriminadamente com piadinhas, correntes religiosas, avisos de vírus, etc. Esse tipo de mensagem é inconveniente e gera um abarrotamento da caixa de mensagem do destinatário.

• Efetue periodicamente a limpeza de sua caixa de lixo, e exclua as mensagens que não serão mais utilizadas.

• Quando enviar um e-mail com cópia, as informações contidas devem seguir para o superior na hierarquia com cópia para os demais. Com tudo, selecione os mais importantes da hierarquia da empresa e adicione-os por ordem alfabética no campo destinatário, os demais seguem no campo “com cópia” também em ordem alfabética.

• Podem ser enviados convites através do e-mail, mas somente no caso de uma reunião informal e/ou reunião comercial, por exemplo, reunião em casa e/ou lançamento de um livro. Lembrando de que devem ser enviados com antecedência, dando tempo para que a pessoa possa receber e se organizar para comparecer ao evento. Quando o e-mail é enviado em cima da hora, demonstra que a pessoa é desorganizada e não tem consideração para com o destinatário.