Administração e Gestão: Data Book: O Livro de Dados de Obra

Data book, ou livro de dados numa tradução literal, é um dossiê do fornecimento (materiais e projetos).


Uma coleção de documentos que conta a história de um processo de fornecimento do início ao fim, evidenciando tudo o que for importante para o cliente, e pode envolver as áreas: Comercial, Técnica e da Qualidade.


O data book não é coberto por nenhuma norma oficial, e este é o maior problema com esta documentação: não existe um padrão normativo sobre seu conteúdo ou sua estrutura, portanto, cada cliente especifica seu próprio procedimento com definição de estrutura, documentação, formulários e até mesmo a pasta adequada para seus data books.


A Petrobras, por exemplo, tem uma série de normas para documentação (N-381, N-1710 e N-2064) que orientam a formatação de vários documentos e servem de base para os procedimentos de muitas empresas. Ela também tem um procedimento próprio (PE-25-IERB/PS-004) específico para data books. Estas normas ou o procedimento PE-25-IERB/PS-004 da Petrobras não são necessariamente adotadas pelas empresas, são apenas usadas como referência. Então, cada um fica de um jeito, cada um prefere um tipo de pasta (ou nenhum em particular), cada um tem sua forma de índice e divisão dos documentos.


O que tem dentro?
O conteúdo de um data book depende da necessidade (ou desejo) de um cliente, da complexidade do fornecimento (alguns ficam igual uma enciclopédia), e da importância ou criticidade do produto.


Alguns documentos são comuns na estrutura de um data book:
Capa; Índice (completo e também em cada seção); Pedido ou ordem de compra; Desenhos (geralmente aprovados pelo cliente); Catálogos e/ou Manuais; Especificação Técnica; Instruções de Instalação e Operação; Plano da Qualidade ou Plano de Inspeção e Testes; Procedimentos de Ensaios; Documentação de Soldagem; Registros de Qualidade (Relatórios de Testes, Inspeção, Certificados de Matéria Prima); Registros dos Instrumentos utilizados; Não Conformidades (se tiverem ocorrido); Relatório de Liberação (Inspeção Final); Listas de sobressalentes.


Geralmente o data book é montado em seções (capítulos), numa pasta de capa dura (pasta A-Z, por exemplo) e também em meio eletrônico (CD); nesse caso a estrutura de diretório (pastas) do CD deve reproduzir a estrutura física, ou seja, cada seção numa pasta virtual, com índice geral na pasta raiz.


A documentação deve ser controlada ao longo da fabricação e já arquivada ou digitalizada para no final montar o data book.